I documenti per il prestito di opere d’arte

    SCOPRI QUALI SONO E LA LORO IMPORTANZA

    Il prestito di un’opera d’arte rappresenta un’importante occasione per accrescere il suo valore e la sua riconoscibilità: conoscere i documenti che accompagnano questo processo è fondamentale per tutelare la sicurezza delle opere e la loro conservazione.

    Esistono documenti specifici per richiedere un’opera in prestito e formule giuridicamente rilevanti che vincolano le parti coinvolte a impegni reciproci nella comune volontà di salvaguardare il bene nel suo valore artistico ed economico.

    Il tema è così centrale all’interno dell’odierno dibattito sulla progettualità espositiva, che AXA ART, con LCA Studio Legale e APICE, hanno creato IN & OUT Guida pratica al prestito di opere d’arte.

    Tra le professionalità che l’ente richiedente coinvolge in questa delicata fase vi sono l’Exhibition Manager e il Registrar.

    In accordo con la figura curatoriale della mostra, queste due professionalità si occupano di redigere i documenti da inviare al prestatore, quali:

    • Lettera di richiesta prestito: comprende il titolo della mostra, le date di apertura, la sede, individua il Curatore e il Comitato Scientifico, l’Ente organizzatore e specifica l’importanza della/e opera/e richieste per l’esposizione;
    • Progetto scientifico della mostra: un testo a cura del Curatore e/o del Comitato Scientifico all’interno del quale vengono analizzati i punti chiave della mostra, la rilevanza culturale e storico-critica, oltre al contesto e alle motivazioni che sono alla base della sua realizzazione ed eventualmente il coinvolgimento di altri artisti e/o opere che contribuiscono a garantire la sua importanza;
    • Loan Agreement: contratto con le specifiche del prestito come: durata, modalità di trasporto, polizza assicurativa, conservazione e dettagli dell’installazione, uso delle immagini e aspetti legali;
    • Facility Report: documento che descrive la sede espositiva e fornisce un rapporto preciso sui sistemi di sicurezza dell’edificio;
    • Loan form: scheda di prestito contenente i dati personali del prestatore, oltre la scheda tecnica dell’opera oggetto del prestito,la conferma sui diritti di utilizzazione delle immagini da utilizzare per catalogo, comunicazione ecc ecc.

    I documenti riportanti le condizioni del prestito devono sempre essere firmati da entrambe le parti coinvolte e la lettera di richiesta va indirizzata alla figura che è in possesso dei diritti sull’opera; in caso di bene notificato è necessario scrivere alla Soprintendenza o agli Enti Ministeriali.

    Per le opere notificate in Italia esistono regole ben precise che le tutelano quando vengono considerate beni culturali o abbiano un interesse culturale, la cui esecuzione risalga ad oltre 70 anni siano di un autore non più vivente, il cui valore superi i 13.500 €.

    Per quanto attiene la loro circolazione, è necessario fare riferimento al MiBAC se l’opera circola sul territorio nazionale, altrimenti è necessario recarsi all’Ufficio Esportazione per richiedere tutta la documentazione specifica in relazione al Paese da cui proviene l’opera in prestito o verso cui la si intende spedire.

    Per le opere eseguite negli ultimi 70 anni, di autore vivente o non di interesse culturale, vale l’autocertificazione quale documentazione utile alla movimentazione del bene e oggetto di verifica a campione da parte degli Enti competenti.

    E’ fondamentale ricordare che l’opera d’arte, in fase di movimentazione verso una sede espositiva temporanea, deve essere sempre accompagnata anche dal Condition Report, documento generalmente fornito dal prestatore all’ente che fa richiesta di prestito, e riportante lo status conservativo dell’opera al momento dell’invio.

    Sottovalutare anche solo uno dei singoli documenti che riceverete in occasione di una richiesta di prestito, non potrà che danneggiare voi e la vostra opera d’arte; conoscerne le peculiarità vi aiuterà a valutare attentamente la loro compilazione.

    E tu, sei pronto a prestare la tua opera?

    https://youtu.be/GeCDEbJYWqU

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